就職活動をしていると、企業の担当者と電話をする機会があります。電話のマナーを押さえておくことで担当者に好印象を与えることができる就活生もいれば、マナーを押さえていないために担当者に好印象を与えられない就活生もいます。
本記事を読んでくださっているということは、電話のマナーを知り、企業の担当者に好印象を与えたいと思っていることでしょう。本記事を読み進めることで電話のマナーを理解することはもちろん、電話をする前に準備しておくことや電話以外でも使えるビジネスマナーを理解することができます。ぜひ最後まで読んでいただき、自信を持って企業の担当者と電話ができる就活生になってください。
ALPSCHOOLは、電話のマナーに限らず、就活に役立つ情報を提供しています。人事経験のあるサポーターと会話をすることもでき、人事目線で良い点や改善点をお伝えすることもできます。順調に就職活動を進めるためにも、ぜひ一度面談を申し込んでみてください。
最低限のマナー
就活で担当者に電話をする際、最低限押さえておきたいマナーとして「電波の良い場所で電話する」「所属と名前を名乗る」「要件は早めに伝える」の3点をご紹介します。この3点について、当たり前だと感じる方もいれば、そこまで気を使う必要はないのではないかと思う方もいるかと思います。もし必要ないと認識をしている方は、悪い印象を与える可能性を下げるためにも、最低限のマナーとして押さえておきましょう。
電波の良い場所で電話する
最低限のマナー1つ目は、電波の良い場所で電話をすることです。自分から電話をかける場合は電波の良い場所に移動してから電話をかけるようにしてください。担当者から電話を受けた場所の電波が悪い場合には、電波の良い場所に移動することを伝えて急いで移動しましょう。
電波が悪い場所では、担当者との会話が途切れてしまう可能性があります。重要な情報を聞き逃さないために電波の良い環境で電話をすることは大切なのでぜひ覚えておいてください。電波の良い場所で電話をする学生が好印象になることはあまりないかもしれませんが、電波の悪い場所で電話をする学生によくない印象を持つ可能性は十分にあります。
電波の良い場所で電話をすることが良い印象を与えるというよりは、悪い印象を与えないために大切なマナーであることを押さえておきましょう。
所属と名前を名乗る
最低限のマナー2つ目は、所属と名前を名乗ることです。自分から企業に電話をした場合、最初に所属と名前を伝えることを忘れないようにしましょう。名前を名乗るだけでは、採用を受けている学生だと認識されない可能性があります。電話がつながったら「〇〇大学の××と申します。」と名乗るように意識してください。
企業の担当者から電話を受けた場合には、初めから所属を名乗る必要はありませんが、多くの場合「〇〇大学の××さんのお電話でしょうか。」と確認されますので、確認を受けたときには「はい、〇〇大学の××です。」と返事をするように意識してください。
社会人が電話でやり取りをする際、基本的には所属と名前を名乗ります。就活生のうちに社会人になってからも使えるマナーを身につけておきましょう。
要件は早めに伝える
最低限のマナー3つ目は、要件を早めに伝えることです。自分から企業に電話をする際は事前に要件を整理するように意識してください。担当者に質問がある場合には「〇〇様に質問があってお電話しました。」と伝えましょう。折り返しの電話の場合には「折り返しで電話させていただきました。」と伝えましょう。
担当者から電話があった場合には要件を伝えることはありません。電話を受けた際にはメモを取るように意識することをおすすめします。
担当者に好印象を与えるポイント3選
最低限のマナーはご理解をいただけたと思いますので、採用担当者に好印象を与える方法についてご紹介します。本記事でご紹介するのは「明るくハキハキと話す」「適切な敬語を使う」「最後に重要事項を確認する」の3点です。明日からでも実行できることもありますのでぜひ活用してください。
明るくハキハキと話す
採用担当者に好印象を与える方法1つ目は、明るくハキハキと話すことです。明るくハキハキと話す意識を持つことは明日からでも可能です。簡単なことではありますが、意外とできていない就活生も多く、明るくハキハキと話すだけでも担当者に好印象を与えることができます。ハキハキ話すことを意識しすぎて早口にならないよう注意することも大切です。
自分自身が話しているとき、明るくハキハキと話せている自信がないという方は、ALPSCHOOLの面談を活用してみてください。年間10,000人の学生と面談を実施しているビーウェルのプロサポーターがあなたの話し方は担当者に好印象を与えることができるのか、さらに好印象を与えるためにはどのようなことを意識すべきなのかをお伝えします。
自己分析から面接練習まで。 年間利用学生数は関西を中心に10,000人以上。就職活動を勝ち抜くならALPSCHOOL！…
適切な敬語を使う
採用担当者に好印象を与える方法2つ目は、適切な敬語を使うことです。敬語の使い方はすぐに身につくものではありませんが、日々意識して敬語を使うことで適切な敬語を使えるようになります。また、不適切な敬語を知っておくことも大切です。
電話でついつい使ってしまいがちな不適切な敬語は「電話対応におけるNGワード」を確認してください。日常では当たり前に使ってしまう言葉の中にも不適切な言葉がありますので、ぜひ確認してみてください。
「就活で受けている企業から、授業中に電話があり出られなかった...。」 「就活を始めて企業から電話がかかってくるけど対応がわからず電話に出るのが怖い...。」 就職活動を始めると選考を申し込んだ企業から電話がかかってきます。何[…]
最後に重要事項を確認する
採用担当者に好印象を与える方法3つ目は、最後に重要事項を確認することです。これは次の電話から実行することができます。最後に重要事項を確認することで担当者との認識の齟齬をなくすことができます。メモの内容が誤っていたり、採用担当者の伝えたいことが適切に伝わっていない場合、修正してくれることにつながります。
社会人になると初期研修で、最後に電話の内容を確認することを教えられます。就活生のうちに社会人でも使えるビジネスマナーを身につけておくことで入社後に同期と差をつけることができます。ぜひ今のうちから意識をしておきましょう。
まとめ
本記事では、電話をするときの最低限のマナーと担当者に好印象を与える3つのポイントをお伝えしました。最低限のマナーと好印象を与える3つのポイントを理解することで周りの就活生と差をつけることができます。
最低限のマナーを再度お伝えします。電話をするときには、電波の良い場所で電話をするようにしましょう。こちらから電話をする場合には電波の良い場所から電話をし、担当者から電話を受けた際に電波が悪い場所にいる場合は、電波の良い場所に移動して話をするよう意識しましょう。また、所属と名前を名乗ることを忘れないようにしてください。所属と名前を名乗ることは社会人になってからも使えるビジネスマナーです。就活生のうちに身につけておくことをおすすめします。最低限のマナーとして最後に紹介したのは、要件を早めに伝えることです。自分から電話をする際には、要件をメモにまとめておき早めに要件を伝えることを徹底してください。
採用担当者に好印象を与えるためのポイント3つについても再度お伝えします。1つ目は、明るくハキハキと話すことです。簡単なことではありますが、意外と意識できていない就活生が多く、それだけでも担当者に好印象を与えることができます。2つ目は、適切な敬語を使うことでした。適切な敬語を使えるようになるためには日々の積み重ねが大切です。敬語の使い方を意識することで適切な敬語が身につきます。適切な敬語を使うためには日々の積み重ねが大切ですが、不適切な敬語は知っていれば避けることができます。日常では違和感なく使えるものの敬語として不適切な言葉については「電話対応におけるNGワード」を確認してください。3つ目は、最後に重要事項を確認することです。社会人の初期研修で教えられる内容であり、就職後も役立つマナーのため、就活生のうちに身につけておきましょう。