「就活で受けている企業から、授業中に電話があり出られなかった…。」
「就活を始めて企業から電話がかかってくるけど対応がわからず電話に出るのが怖い…。」
就職活動を始めると選考を申し込んだ企業から電話がかかってきます。何かしらの都合で電話に出られなかった場合の対処方法や電話に出た際の対応に不安がある就活生が非常に多いように思います。
そもそも現在就職活動をしているみなさんは日常生活においても、電話で誰かと話す機会は非常に少ないでしょう。離れた場所にいる友人と連絡をとるのであればLINEのようなチャットツールがメインです。それなのに就活を始めると急に電話での連絡が増えるのですから不安に思うのは仕方ありません。
今回は「就活で企業から電話があった時の折り返しの準備」や「就活をする上で企業の人に使わない方が良い言葉」などについてお伝えしていきます。また、電話で失敗したくないという方に向けて「失敗しない電話での会話の例」もお伝えします。
この記事を読み終える頃には「電話」に対する不安が軽くなります。ぜひ最後まで読んで、就活における正しい電話の対応方法を身につけましょう。
折り返しをする際の準備
折り返し電話は準備1つで大きく相手に与える印象が変わることを覚えておいてください。また、折り返し電話をする際に必要な準備は大変なものではありませんので、必ず実施することをおすすめします。
折り返しをする際の準備①「メモの準備」
折り返しの電話をする際には必ず「メモ」を準備しましょう。メモと聞くと紙とペンを想像する方も多いと思いますが、必ずしも紙とペンを用意する必要はありません。メモを取れるのであればPCでもスマホでも問題はありません。
メモを準備する理由は、相手の話の内容ならびに自分の話の内容を残しておくためです。就活中の電話は基本的に「選考の合否連絡」「面接での評価（よかった点、もう少し頑張ってほしい点）」「次回選考の日程」です。これらの内容を聞き漏らすことなく残しておくことが必要になります。
また、電話の中であなたの選考状況や志望度などについて聞かれることもあります。電話で話した内容と次の面接で話した内容に差がうまれないように、自分で話した内容をメモしておくことは必須条件と言えます。
折り返し電話をする前にメモの中に「選考の合否」「面接での評価」など見出しを作っておくとメモをとる際に、より精度高くメモをすることができるので活用してみてください。
折り返しをする際の準備②「電話に適した環境」
折り返しの電話をする際には「電話に適した環境」を選ぶようにしましょう。電話に適した環境は「通信状態が良いこと」「周りが静かであること」の2つを意識しましょう。
音声通話が途切れるということは考えにくいかもしれませんが、念には念を入れて準備することをおすすめします。万が一電波が入りにくく相手の声を聞き漏らしてしまった場合、相手の時間を奪ってしまうことになります。できる限りの環境を整えるようにしましょう。
続いて「周りが静かであること」ですが、これは基本中の基本です。周りが騒がしい環境では相手の言葉を聞き取りにくいとともに、相手に不快な思いをさせてしまうことになります。また、そのような環境で電話をすると企業の方に常識がないと思われてしまうかもしれないので注意が必要です。
電話の際の環境づくりは簡単に行えます。相手にネガティブな印象を与えないためにも環境には注意を払う必要があります。
電話対応におけるNGワード
ここでは就活生が間違って使ってしまいがちなNGワードをお伝えします。しっかりとした言葉遣いができると人事から高評価を受ける可能性があります。しっかりと繰り返し学習し身につけてみてください。
NGワード①「了解です」
「了解です」は実は正しい言葉遣いではありません。正しくは「かしこまりました」「承知しました」といいます。一見正しい敬語のように感じますが「了解しました」とは言わないように気をつけましょう。
NGワード②「貴社」
電話で「貴社」といってしまうのは間違いです。「御社」が正しい敬語です。御社は話し言葉で貴社は書き言葉であるということを覚えておきましょう。
NGワード③「よろしかったでしょうか」
次回の面接日程を確認する際などに使ってしまいがちなのが「~でよろしかったでしょうか」です。正しくは「~でよろしいでしょうか」です。「次回面接は8月20日でよろしかったでしょうか。」などの間違いをしないように注意してください。
NGワード④「ご連絡させていただきました」
「ご連絡させていただきました」は一見正しそうですが間違いです。「連絡差し上げました」「連絡いたしました」などが正しい言葉遣いです。折り返し電話の冒頭に「先ほどお電話いただきましたのでご連絡させていただきました」などと言わないように気をつけましょう。
NGワード⑤「自分、僕」
一人称を用いるときは「自分」「僕」ではなく「わたし」「わたくし」が正解です。言いなれない言葉ではありますが、就活では「わたし」「わたくし」という一人称を用いるように心がけましょう。
失敗しない電話での会話例
ここでは折り返し電話で失敗しない会話の例を紹介します。
企業担当者が直接連絡してきた場合を想定しての会話例です。注意点には下線を用いています。前述のNGワードを振り返りながら読み進めてください。
（就活生）
お世話になります。
わたくし内定大学就活学部の内定太郎と申します。
先ほどお電話いただきましたが、出られなかったため折り返し連絡いたしました。
（企業担当者）
お世話になります。
わたくし株式会社内定採用担当の採用一郎と申します。
内定さん、この度は折り返しのお電話ありがとうございます。
選考通過のご連絡と次回選考日程のご案内でお電話いたしました。
（就活生）
ありがとうございます。
メモの準備をしますので少々お待ちください。
（相手から「メモの準備はいいですか」と言われる前に自分から切り出すと、「この学生準備ができてるな」といい印象を与えることができます。）
お待たせしました。メモの準備ができました。
（企業担当者）
承知しました。
まず初めに「前回受けていただいた選考は合格」です。
おめでとうございます。
続いて次回面接の日程をご案内いたします。
次回面接は8月10日13時30分からオンラインで実施いたします。
詳細は後ほどメールでお送りいたします。
（就活生）
承知いたしました。
次回面接日程について復唱させていただきます。
8月10日13時30分からオンラインで実施いただけるということでよろしいでしょうか。
（企業担当者）
間違いありません。
それでは当日よろしくお願いいたします。
（就活生）
こちらこそよろしくお願いいたします。
今回は就活で電話がかかってきた際によくあるやり取りを会話例としてお伝えしました。会話例の中にある注意点を意識して話すことで採用担当者の好感度が上がること間違いなしです。
上手に電話を折り返せるようになるための最短距離は「実践を積むこと」です。そのためには積極的に目上の人と話す機会を設けるようにしましょう。ALPSHOOLでは人事経験者が人事目線で就活生へのアドバイスを行います。電話対応の練習がしたいなどのご要望も受け付けています。
電話に対して不安がある方、電話での言葉遣いをマスターしたい方はぜひ気軽にALPSHOOLまでご連絡ください。
まとめ
今回は「折り返しをする際の準備」「NGワード」「失敗しない電話での会話例」についてお伝えしました。
折り返し電話をする際の準備は簡単でありながら実践できると相手に良い印象を与えること、実践できないと相手に悪い印象を与えてしまうことをご理解いただけたと思います。知っているだけではなく実際に行うことが大切です。
NGワードではついつい間違えて使ってしまう言葉を5つお伝えしました。記事を読みながら「この言葉は使ったことがある」「周りの人が使っているから正しいと思っていた」などの感想をもったのではないでしょうか。普段使っている言葉や周りの就活生が当たり前のように使っている言葉の中にも就活生としてふさわしくない言葉があるということを理解し、正しい言葉を使えるように心がけましょう。
会話例では就活で最もよくある電話のケースを取り上げています。まずは基本を抑えることが大切です。基本的なケースを抑えることができたのなら、練習を重ねてさらなるレベルアップを目指しましょう。
ここまで読んでくださったあなたは電話で抑えるべきポイントを理解できたと思います。ポイントを理解したらあとは実践するのみです。電話の回数を重ねて正しい電話対応を身に着けることで周りの就活生に差をつけ、納得のいく就職活動を送りましょう。
