訪問したOB・OGへの内定報告は必要！？~例文つきお礼メール~

企業から内定通知が届いたときにあなたは誰に報告しますか。報告したい人の中にOB・OG訪問でお世話になった方は入っていますか。

今まで育ててくれた親御さんや就職活動でお世話になったサポーター、日々付き合いのある友人には報告をするでしょう。ぜひその中にOB・OG訪問でお世話になった方も入れてはいかがでしょうか。

「OB・OGへの報告は礼儀だ！」「お世話になった人にはお礼をするのがマナーだ！」と言うつもりはありません。あなたが感じている内定通知が届いた喜びを就職活動を通じて関わった人たちにも分けてあげてほしいのです。たった1通のメールを送るだけで関わってくれた人にも喜びを共有できるのであれば、内定報告をしても良いのではないでしょうか。

今回は、OB・OG訪問を行った方への内定報告で押さえておくと良いポイントについてお話ししていきます。内定報告の際に使えるメールの例文も紹介しますのでぜひご活用ください。

内定報告の方法

内定報告の方法として考えられるのが、メールやLINEなどのチャットツールまたは電話でしょう。他にも直接会ってお礼をすることも考えられます。

内定報告をする際にはチャットツールを用いて報告することをおすすめします。社会人は学生が想像しているよりも忙しいものです。忙しい中で電話がかかってくることを嫌がる人もいます。また、電話は相手の都合に関わらず時間を奪ってしまうことになります。

一方チャットツールであれば、相手の都合の良いタイミングで確認することができます。さらに返信に関しても業務の合間や業務終了後など都合の良いタイミングで行うことができます。どうしても電話でお礼を伝えたい場合には先にチャットツールで連絡をして電話の時間を確保してもらうようにしましょう。

電話番号以外の連絡先がわからない場合には、「週始めや週末を避ける」「始業直後や就業直前、休憩時間を避ける」という2点を意識してください。週始めや週末などは比較的忙しいことが多く、電話をすると相手の邪魔になってしまいかねません。

直接会ってお礼をしたい場合でも、まずは日程調整のためにチャットツールでの連絡をしましょう。内定通知が届いたその足でアポイントもなく直接会いに行くようなことはやめておきましょう。相手の都合もわからない状態で会いに行くと迷惑になる場合があります。

OB・OGへの内定報告はまずチャットツールで行うことが最適だと覚えておいてください。

内定報告のタイミング

内定報告のタイミングは早ければ早いほど良いでしょう。内定通知が届いた直後の嬉しさをOB・OGにも届けましょう。

OB・OGの立場に立って考えてみると素早く内定報告をもらえると嬉しい気持ちになりそうです。もしみなさんが就職活動を支援する立場だとして、内定直後に連絡をくれた場合と内定から10日経って連絡をくれた場合ではどちらが嬉しいでしょうか。おそらく内定直後に連絡をくれた方が嬉しいと感じる方が多いと思います。

可能であれば内定通知が届いた日に連絡をしましょう。もし当日が無理でも次の日には連絡を入れることを意識してください。1通のメールを作るのにかかる時間が5分、OB・OG訪問の数が20件だとしても2時間もかからずに内定報告を行うことができます。

内定報告メールで意識してほしいこと

内定報告メールで最も意識してほしいことは、どうすれば相手に喜んでもらえるのか、どうすれば相手に感謝の気持ちが伝わるのかを考えることです。後ほど例文を記載しますが、例文の形にとらわれる必要はありません。あなたが本気で相手に喜んでもらおうと考えたメッセージ、感謝を伝えようとしているメッセージを送ることが最も大切です。

ここからはメール作成で意識してほしいことをお伝えしながら、少しずつメールを作成していきます。みなさんが実際の内定報告メールを作る際にもこのページを使いながら作成してみてください。

今回は内定通知が届いた会社に勤めるOB・OGに対しての報告メールを想定しています。内定通知が届いた企業以外に勤めているOB・OGに対しての内定報告メール作成方法が知りたいと言う方はALPSCHOOLまでご相談ください。経験豊富な就活支援のプロが内定承諾していない企業のOB・OGに対する内定報告メールの作成をお手伝いします。

内定報告メールで意識するポイント①「メールの件名はわかりやすく」

内定報告メールは件名を見ただけで「誰からのメールなのか」と「どのような内容なのか」がわかるようにしておきましょう。社会人のメールボックスには学生では想像がつかない量のメールが届きます。件名を見ただけで「誰からどのような内容」のメールが送られてきたのかがわかるようにしておきましょう。

「【内定報告】〇〇大学〇〇」のように件名の初めに内定報告であることを伝えるとわかりやすくなります。

内定報告メールで意識するポイント②「初めに内定通知が届いたことを伝える」

本文でも初めに内定通知が届いたことを伝えましょう。面接の際に結論ファーストを意識して話している方も多いと思います。メールでも同じく結論ファーストを意識することで相手にとって読みやすいメールを作ることができます。

内定報告メールで意識するポイント③「OB・OG訪問を受けてくださったことへのお礼を入れる」

内定報告メールでは、OB・OG訪問を受けてくださったことへのお礼も忘れずに伝えるようにしましょう。

ありがとうございましたと伝えるだけではなく、OB・OG訪問で影響を受けたことや志望動機が固まったことなども一緒に伝えられると良いと言えます。

内定報告メールで意識するポイント④「入社後のことにも触れる」

内定通知が届き、内定承諾の意思が固まったと言うことは来年からは先輩社員になります。入社後のことについてもメールの中で触れておきましょう。

具体的には

・どのような社会人になりたいと考えているのか
・入社までにどのようなことに取り組むのか

などを伝えることができると良いでしょう。

内定報告メールで意識するポイント⑤「署名を入れる」

メールの最後には署名を入れるようにしましょう。

署名を入れる理由は、

・署名を見れば名前や所属・連絡先がわかること
・メールの終わりが明確になること

などがあげられます。

署名が入っていた方が相手にとって優しいメールになるため、署名を入れることをおすすめします。

まとめ

OB・OG訪問をした方への内定報告の方法として電話よりもメールの方が良いと言うお話をした後に、内定報告のタイミングは早ければ早いほど良いというお話をしました。できる限り早く内定報告のメールを作成するためにメールの例文を活用してください。

内定報告メールで意識するポイントでは5つのポイントを紹介しています。ただし、最も大切なのはOB・OGの方に喜んでもらうことです。例文の形にこだわりすぎることなく、あなたの感謝の気持ちを伝えることを心がけてください。

今回の例文はOB・OG訪問をした企業に内定承諾する前提の例文となっています。内定承諾をしない企業のOB・OGに対する報告メールの作り方に関しては、ALPSCHOOLまでお問合せください。公式LINEでの相談も受け付けています。